Business Process Modelling (BPM) ist der methodische Ansatz zur grafischen Darstellung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Es ermöglicht Unternehmen, Arbeitsabläufe visuell abzubilden, um Abläufe zu verstehen, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und diese zu verbessern. BPM verwendet standardisierte Diagrammtechniken wie BPMN, um die Prozesse übersichtlich darzustellen und Entscheidungswege, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu visualisieren. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, Transparenz zu schaffen und eine Grundlage für Prozessautomatisierung zu bieten.

1. Was ist Business Process Modelling (BPM)?

Business Process Modelling bezeichnet die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen, die alle Schritte und Aktivitäten in einem Unternehmen abbildet, um sie zu verstehen, zu analysieren und zu optimieren. Es ist ein methodischer Ansatz, um Arbeitsabläufe zu dokumentieren, ihre Effizienz zu bewerten und mögliche Verbesserungen zu identifizieren. BPM dient als Grundlage für die Prozessanalyse, -optimierung und -automatisierung.

Die Modellierung erfolgt häufig in Form von Diagrammen, die den Fluss von Aufgaben, Entscheidungen und Ressourcen innerhalb eines Prozesses visualisieren. Diese grafischen Darstellungen bieten eine klare Sicht auf die Abläufe, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Geschäftsprozesses. Dadurch wird es leichter, Engpässe, Redundanzen oder ineffiziente Schritte zu identifizieren und durch gezielte Maßnahmen zu verbessern.

1.1 Ziele von Business Process Modelling

• Prozessoptimierung: Durch die visuelle Darstellung von Prozessen können Unternehmen Ineffizienzen erkennen und Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen.
• Standardisierung: BPM hilft dabei, Prozesse zu standardisieren und konsistent über Abteilungen oder Standorte hinweg zu gestalten.
• Transparenz: Es schafft eine einheitliche Sicht auf Prozesse, die von allen Beteiligten verstanden und analysiert werden kann.
• Prozessautomatisierung: Die detaillierte Modellierung ist oft der erste Schritt zur Automatisierung von Prozessen mithilfe von Softwarelösungen.

1.2 Bestandteile eines Geschäftsprozesses
Ein Geschäftsprozess besteht aus mehreren Komponenten, die in einem BPM-Modell dargestellt werden. Dazu gehören:

• Aktivitäten: Dies sind die spezifischen Aufgaben oder Schritte, die innerhalb eines Prozesses ausgeführt werden müssen.
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Wer führt die jeweiligen Aktivitäten aus? Hier wird festgelegt, welche Abteilungen oder Mitarbeiter für bestimmte Prozessschritte verantwortlich sind.
• Ereignisse: Dies sind Auslöser oder Endpunkte eines Prozesses. Ein Ereignis kann eine Kundenanfrage, eine Bestellung oder eine Zahlung sein.
• Entscheidungspunkte: Dies sind Schritte im Prozess, an denen eine Entscheidung getroffen wird, die den weiteren Verlauf des Prozesses bestimmt.
• Daten und Informationen: Welche Daten werden im Prozess verwendet oder erzeugt, z.B. Kundeninformationen, Aufträge oder Rechnungen?

2. Business Process Modelling-Techniken

Es gibt verschiedene Techniken und Notationen, die in der Business Process Modelling-Praxis eingesetzt werden, um Geschäftsprozesse grafisch darzustellen. Die Wahl der Technik hängt von der Komplexität des Prozesses, den Zielen der Modellierung und den Anforderungen der Stakeholder ab.

2.1 BPMN (Business Process Model and Notation)
BPMN ist die am weitesten verbreitete und standardisierte Methode zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Sie wurde von der Object Management Group (OMG) entwickelt und ist als internationale Norm anerkannt. BPMN verwendet leicht verständliche Diagramme, die sowohl für technische Experten als auch für Geschäftsanalysten lesbar sind.

Schlüsselsymbole in BPMN:

• Ereignisse: Dargestellt durch Kreise, die den Beginn, das Ende oder Zwischenschritte eines Prozesses symbolisieren.
• Aktivitäten: Rechtecke, die eine Aufgabe oder Aktion repräsentieren, die innerhalb eines Prozesses ausgeführt wird.
• Gateways: Rauten, die Entscheidungspunkte im Prozess darstellen, bei denen sich der Ablauf je nach Bedingung verzweigen kann.
• Sequenzflüsse: Pfeile, die die Reihenfolge der Aktivitäten und den Fluss des Prozesses anzeigen.

BPMN bietet eine umfassende Darstellung von Prozessen und ist ideal für die Prozessautomatisierung, da es sich leicht in Softwarelösungen integrieren lässt, die Prozesse steuern und überwachen.

2.2 EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette)
Die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) ist eine weitere gängige Methode zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Diese Technik wird häufig in der ERP-Systementwicklung verwendet, insbesondere in SAP-Systemen. EPK-Diagramme bestehen aus zwei Hauptkomponenten: Ereignissen, die bestimmte Zustände im Prozess darstellen, und Funktionen, die die Aktivitäten oder Aufgaben repräsentieren, die aufgrund dieser Ereignisse ausgeführt werden.

EPK bietet eine einfache und gut verständliche Darstellung von Prozessen und ist besonders nützlich, um hochkomplexe Geschäftsabläufe zu visualisieren.

2.3 UML (Unified Modeling Language)
Obwohl die Unified Modeling Language (UML) ursprünglich für die Modellierung von Software-Architekturen entwickelt wurde, wird sie auch häufig für das Business Process Modelling verwendet. UML bietet mehrere Diagrammtypen, darunter Aktivitätsdiagramme, die sehr ähnlich zu BPMN sind und verwendet werden, um Geschäftsprozesse darzustellen.

UML eignet sich gut, wenn Prozesse in ein größeres Systemdesign eingebettet werden sollen, da es sowohl die technischen als auch die organisatorischen Aspekte eines Prozesses berücksichtigt.

2.4 Flowcharts
Ein Flowchart ist eine einfache und intuitive Methode zur Modellierung von Prozessen. Es verwendet Symbole wie Ovale für Start- und Endpunkte, Rechtecke für Aktivitäten und Rauten für Entscheidungen. Flowcharts sind ideal für einfache oder lineare Prozesse und bieten eine leicht verständliche Darstellung.

Obwohl Flowcharts weniger detailliert sind als BPMN oder EPK, bieten sie eine gute Möglichkeit, schnell und unkompliziert einen Überblick über grundlegende Prozesse zu erstellen.

3. Tools für Business Process Modelling

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die den BPM-Prozess unterstützen, indem sie es ermöglichen, Prozesse grafisch zu modellieren, zu analysieren und zu optimieren. Die Wahl des richtigen Tools hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens, der Komplexität der Prozesse und der gewünschten Funktionalität ab.

3.1 Signavio
Signavio ist eine der führenden Plattformen für Business Process Management und Modellierung. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der Unternehmen ihre Prozesse einfach dokumentieren, analysieren und optimieren können. Die Plattform unterstützt BPMN 2.0 und bietet umfassende Funktionen für die Kollaboration, sodass Teams gemeinsam an Prozessmodellen arbeiten können.

Besonders hervorzuheben sind die Analyse- und Simulationsfunktionen, mit denen Unternehmen verschiedene Szenarien testen können, um die Effizienz ihrer Prozesse zu maximieren.

3.2 Microsoft Visio
Microsoft Visio ist ein weit verbreitetes Tool zur Erstellung von Diagrammen und Flussdiagrammen, das auch für das Business Process Modelling verwendet wird. Es unterstützt BPMN-Diagramme und bietet eine Vielzahl von Vorlagen und Symbolen für die Erstellung von Prozessmodellen. Visio ist besonders für Unternehmen geeignet, die bereits das Microsoft-Ökosystem nutzen, da es nahtlos in andere Office-Produkte integriert ist.

Visio ist ideal für einfache bis mittelkomplexe Prozesse und bietet die Möglichkeit, Diagramme mit anderen Stakeholdern zu teilen.

3.3 ARIS
ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) ist eine umfassende BPM-Plattform, die Werkzeuge zur Prozessmodellierung, Analyse und Optimierung bietet. ARIS verwendet eine eigene Modellierungssprache und ist besonders bekannt für seine Unterstützung von EPK-Diagrammen. Die Software ist auf komplexe Geschäftsprozesse und große Unternehmen ausgerichtet und bietet fortschrittliche Funktionen zur Prozessanalyse und -automatisierung.

ARIS ermöglicht eine tiefe Integration in ERP-Systeme wie SAP, was es zu einem bevorzugten Tool in ERP-gestützten Unternehmen macht.

3.4 Lucidchart
Lucidchart ist ein cloudbasiertes Diagrammtool, das einfach zu bedienen ist und sich gut für die Erstellung von BPM-Diagrammen eignet. Es unterstützt sowohl BPMN als auch einfache Flussdiagramme und ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit. Da es webbasiert ist, kann Lucidchart von überall aus verwendet werden und eignet sich besonders gut für Teams, die remote arbeiten.

3.5 Bizagi
Bizagi bietet eine umfassende BPM-Lösung, die neben der Prozessmodellierung auch Funktionen zur Prozessautomatisierung und Workflows enthält. Das Tool unterstützt BPMN 2.0 und bietet eine intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche, um Prozesse zu modellieren und zu simulieren. Besonders erwähnenswert ist die Kostenlos-Version von Bizagi, die sich gut für kleinere Teams eignet.

4. Best Practices für Business Process Modelling

Der Erfolg von BPM hängt von einer klaren Strategie und der richtigen Vorgehensweise ab. Hier sind einige Best Practices, die beim Erstellen von Prozessmodellen beachtet werden sollten:

• Zielgerichtet modellieren: Beginnen Sie mit den wichtigsten Geschäftsprozessen und konzentrieren Sie sich auf Prozesse, die den größten Einfluss auf die Effizienz und Produktivität des Unternehmens haben.
• Einfachheit bewahren: Vermeiden Sie unnötig komplexe Prozessmodelle. Ein Prozessmodell sollte leicht verständlich und nachvollziehbar sein, insbesondere für nicht-technische Stakeholder.
• Kollaboration fördern: Binden Sie alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter in den Modellierungsprozess ein. Die besten Prozessmodelle entstehen oft durch gemeinschaftliche Anstrengungen und vielfältige Perspektiven.
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Geschäftsprozesse ändern sich im Laufe der Zeit. Es ist wichtig, dass Prozessmodelle regelmäßig überprüft und an neue Gegebenheiten angepasst werden.

Fazit

Business Process Modelling ist ein essenzieller Ansatz, um die Effizienz und Effektivität von Unternehmensabläufen zu optimieren. Durch die grafische Darstellung von Prozessen lassen sich Engpässe, Redundanzen und Verbesserungspotenziale leichter erkennen. Mit Techniken wie BPMN, EPK und UML stehen Unternehmen verschiedene Modellierungsmethoden zur Verfügung, um ihre Prozesse zu visualisieren und zu analysieren. Unterstützt durch leistungsstarke Tools wie Signavio, Microsoft Visio und ARIS können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessern und anpassen, um in einem dynamischen Umfeld wettbewerbsfähig zu bleiben.

Der Link führt Sie direkt zu unserer BPMN Schulung.

Autor

Florian Deinhard

Artikel erstellt: 23.10.2024
Artikel aktualisiert: 10.06.2025

zurück zur Übersicht