Microsoft Teams gilt heute als Standardplattform für Zusammenarbeit. Dennoch entstehen viele Probleme nicht durch die Software selbst, sondern durch organisatorische Entscheidungen, fehlende Regeln oder unzureichende Vorbereitung. Die meisten dieser Fehler zeigen sich nicht am ersten Tag, sondern Monate oder sogar Jahre nach der Einführung.

Dieser Beitrag versteht sich weniger als Liste von Stolperfallen, sondern als Diagnose-Werkzeug: Zu jedem Fehler erklären wir, warum Unternehmen ihn machen, welche Folgen sich über Zeit zeigen, und wie er sich vermeiden lässt. Die gute Nachricht: Die meisten dieser Probleme lassen sich vermeiden.

Auffällig ist dabei ein wiederkehrendes Muster: Fast jeder der folgenden Fehler fühlt sich im Moment der Entscheidung pragmatisch und vernünftig an. Niemand startet bewusst ohne Governance oder verzichtet absichtlich auf Schulungen – die Entscheidung wirkt im Augenblick sinnvoll, weil andere Prioritäten dringender erscheinen. Erst die Summe dieser kleinen, nachvollziehbaren Kompromisse führt über Monate zu den Problemen, die diesen Beitrag prägen.

Die folgenden neun Abschnitte sind deshalb bewusst nach demselben Muster aufgebaut: Worin besteht der Fehler, warum kommt es überhaupt dazu, welche Folgen zeigen sich über Zeit, und wie lässt er sich vermeiden. Wer diese Struktur einmal verinnerlicht hat, erkennt ähnliche Muster auch in anderen Bereichen der eigenen Microsoft-365-Umgebung wieder.

Alle Schulungen im Überblick: Microsoft Teams Schulungen

Warum entstehen überhaupt Probleme?

Microsoft Teams ist eine Plattform, keine fertige Lösung. Die Software selbst funktioniert in aller Regel zuverlässig – Probleme entstehen fast ausnahmslos dort, wo Prozesse, Verantwortlichkeiten oder Vorbereitung fehlen, nicht dort, wo eine Funktion technisch versagt. Genau deshalb lassen sich die folgenden neun Fehler auch nicht durch eine zusätzliche Funktion oder ein neues Feature lösen, sondern nur durch eine veränderte Herangehensweise.

Diese Unterscheidung ist mehr als eine sprachliche Feinheit. Wer ein technisches Problem vermutet, sucht nach einer technischen Lösung – einem neuen Setting, einer zusätzlichen Lizenz, einem weiteren Tool. Wer hingegen erkennt, dass die Ursache organisatorisch ist, sucht nach der richtigen Regel, der richtigen Verantwortlichkeit oder dem richtigen Prozess. Diese zweite Herangehensweise ist es, die in den folgenden neun Abschnitten im Mittelpunkt steht.

Weiterführender Fachbeitrag: Microsoft Teams im Unternehmen – Der große Leitfaden

Abb.: Die Ursache liegt fast immer im Prozess, nicht in der Software

Fehler 1: Microsoft Teams nur als Chat-Tool betrachten

Viele Unternehmen führen Teams ein, um E-Mail-Ping-Pong zu reduzieren – und bleiben anschließend genau dort stehen. Chat und Meetings werden genutzt, die strukturierten Kollaborationsfunktionen wie Kanäle, Registerkarten oder die Dateiintegration mit SharePoint dagegen kaum.

Diese Verengung entsteht meist aus der ersten Wahrnehmung der Plattform: Teams sieht aus wie ein Messenger, also wird es auch so behandelt. Über Monate hinweg etabliert sich dieses Nutzungsmuster, ohne dass es jemand bewusst hinterfragt. Verstärkt wird der Effekt dadurch, dass Chat und Meetings ohne jede Einführung sofort funktionieren, während Kanäle und strukturierte Zusammenarbeit etwas Kontext benötigen, um ihren Nutzen zu zeigen.

Die Folgen zeigen sich erst mit der Zeit. Mitarbeitende speichern weiterhin Dateien lokal oder in persönlichen Cloud-Ordnern, weil sie die integrierte Dateiablage nicht kennen – es entsteht Schatten-IT parallel zur eigentlichen Plattform. Dieselben Informationen liegen doppelt vor, einmal im Chat, einmal in einer separaten Ablage. Prozesse, die sich eigentlich direkt in Teams abbilden ließen, laufen weiterhin über E-Mail oder externe Tools, obwohl die Lizenz dafür längst vorhanden ist. In der Summe zahlt das Unternehmen für eine umfassende Plattform, nutzt aber nur einen Bruchteil ihres tatsächlichen Werts.

Vermeiden lässt sich dieser Fehler durch eine bewusste Einführung, die von Anfang an zeigt, wofür Kanäle, Registerkarten und die Dateiintegration gedacht sind – nicht nur, wie man eine Nachricht verschickt. Schon eine kurze, konkrete Schulung anhand realer Arbeitsabläufe verändert das Nutzungsmuster spürbar.

Hilfreich ist außerdem, neuen Mitarbeitenden Teams von Anfang an als vollwertige Arbeitsumgebung vorzustellen, statt sie sich selbst überlassen zu lassen. Wer Teams erst als Chat-Tool kennenlernt und Monate später erfährt, dass auch strukturierte Projektarbeit darüber möglich wäre, wechselt seltener die Gewohnheit als jemand, der von Beginn an beides parallel nutzt.

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Fehler 2: Ohne Governance starten

Governance wird in vielen Projekten als nachrangig behandelt – schließlich funktioniert Teams ja auch ohne. Genau dieser Gedanke führt dazu, dass der Rollout ohne Regeln für Teams-Erstellung, Naming oder Verantwortlichkeiten beginnt.

In den ersten Wochen fällt das kaum auf. Mit zwanzig oder dreißig Teams lässt sich auch ohne formale Regeln noch der Überblick behalten – genau dieser anfängliche Eindruck der Beherrschbarkeit ist es, der Governance als überflüssig erscheinen lässt. Erst nach einigen Monaten, wenn die Anzahl der Teams in die Hunderte geht, wird sichtbar, was fehlt: Teams mit nahezu identischen Namen entstehen parallel, weil niemand wusste, dass es bereits eines gibt. Owner verlassen das Unternehmen, ohne dass ein Nachfolger benannt wird. Die Umgebung wird zunehmend unübersichtlich, und niemand fühlt sich für die Bereinigung zuständig. Support-Anfragen häufen sich, weil Mitarbeitende das passende Team nicht mehr finden oder versehentlich Duplikate erstellen.

Ein typisches Beispiel aus der Praxis: Ein Projektteam legt für denselben Kunden drei verschiedene Teams an, weil niemand weiß, dass bereits eines existiert. Monate später arbeiten Mitarbeitende mit unterschiedlichen Dateien und Gesprächsverläufen – obwohl alle am selben Projekt beteiligt sind.

Der wirksamste Schutz dagegen ist denkbar einfach: Governance-Grundregeln – Naming, Owner-Pflicht, ein Freigabeprozess für neue Teams – sollten feststehen, bevor das erste produktive Team entsteht, nicht danach.

Nachträglich eingeführte Governance kann zwar zukünftiges Wachstum ordnen, löst aber selten das bereits entstandene Durcheinander. Hunderte historisch gewachsene Teams lassen sich nicht einfach rückwirkend umbenennen oder neu zuordnen – diese Bereinigung bleibt aufwendige Handarbeit, unabhängig davon, wie gut die neue Governance gestaltet ist.

Weiterführender Fachbeitrag: Governance in Microsoft Teams

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Fehler 3: Keine klare Rollenverteilung

Owner, Administrator, Key User, Management – jede dieser Rollen hat eine andere Verantwortung, doch in vielen Unternehmen bleibt diese Verteilung implizit statt explizit definiert. Man geht davon aus, dass sich im Zweifel "schon jemand kümmert".

Dieses Vorgehen funktioniert, solange alles reibungslos läuft. Sobald jedoch eine Frage auftaucht, die zwischen zwei Rollen liegt – etwa eine Berechtigungsanfrage, die sowohl den Team Owner als auch die Administration betrifft –, zeigt sich die Lücke. Anfragen werden hin- und hergeschoben, niemand fühlt sich eindeutig zuständig, und Entscheidungen verzögern sich unnötig. Mit wachsender Teamanzahl summieren sich diese kleinen Verzögerungen zu einem spürbaren, aber schwer greifbaren Effizienzverlust. Mitarbeitende gewöhnen sich daran, dass Anfragen lange dauern, und wenden sich zunehmend an informelle Kanäle statt an die eigentlich zuständige Stelle.

Eine schriftlich festgehaltene, kurze Verantwortungsmatrix – wer entscheidet was, wer setzt es technisch um – beseitigt diese Unklarheit meist innerhalb weniger Tage, ohne dass dafür ein aufwendiges Projekt nötig wäre.

Besonders bei der Frage, was ein Team Owner eigentlich darf und was nicht, herrscht in vielen Unternehmen Unsicherheit – sowohl bei den Ownern selbst als auch bei der Administration. Eine kurze, verständliche Übersicht der jeweiligen Befugnisse, die auch neuen Ownern direkt bei der Übernahme ihrer Rolle ausgehändigt wird, beugt diesem wiederkehrenden Missverständnis effektiv vor.

Weiterführender Fachbeitrag: Microsoft Teams Administration

Fehler 4: Mitarbeitende nicht schulen

Schulungen werden in vielen Projekten als optionaler Programmpunkt behandelt, der bei Zeit- oder Budgetdruck zuerst gestrichen wird. Die Annahme dahinter: Teams sei selbsterklärend, ähnlich wie andere Chat-Anwendungen.

Diese Annahme erweist sich regelmäßig als falsch. Ohne Schulung nutzen Mitarbeitende fast ausschließlich Chat und Meetings – die Funktionen, die intuitiv zugänglich sind. Kanäle, Registerkarten, Berechtigungskonzepte oder die Zusammenarbeit an Dokumenten bleiben ungenutzt, obwohl genau sie den eigentlichen Mehrwert der Plattform ausmachen. Über Monate verfestigt sich dieses reduzierte Nutzungsmuster, und eine nachträgliche Schulung trifft dann auf eingefahrene Gewohnheiten, die sich deutlich schwerer ändern lassen als beim ursprünglichen Rollout. Der ursprünglich erwartete Produktivitätsgewinn bleibt so über Jahre hinweg ungenutztes Potenzial, für das das Unternehmen bereits bezahlt.

Wirksam ist nicht eine einmalige, umfassende Schulung zu Projektbeginn, sondern kurze, zielgruppenspezifische Einheiten, die sich an konkreten Arbeitsabläufen orientieren – ergänzt durch Auffrischungen, sobald neue Funktionen tatsächlich gebraucht werden.

Auch die Reihenfolge der vermittelten Inhalte spielt eine Rolle. Wer in der ersten Schulungseinheit gleich alle Funktionen der Plattform zeigt, überfordert die meisten Teilnehmenden und erreicht das Gegenteil des gewünschten Effekts. Deutlich wirksamer ist ein gestuftes Vorgehen: zunächst die Grundlagen, die im Alltag sofort gebraucht werden, danach vertiefende Inhalte für jene, die bereits sicher im Umgang mit der Plattform sind.

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Fehler 5: Sicherheit erst später berücksichtigen

Sicherheit wird in vielen Projekten als Thema "für später" eingestuft – zunächst soll die Plattform laufen, MFA, Conditional Access und ein Freigabeprozess für Gastzugriffe folgen angeblich danach. In der Praxis kommt dieses "Später" selten von selbst, weil andere, scheinbar dringendere Themen stets Vorrang erhalten.

Ohne Multi-Faktor-Authentifizierung und Conditional Access von Beginn an steht jedes Konto nur durch ein Passwort geschützt – ein Risiko, das mit jedem neuen Nutzer wächst. Ohne geregelten Freigabeprozess für Gastzugriffe sammeln sich externe Identitäten mit Zugriff auf interne Inhalte an, ohne dass jemand aktiv entscheidet, wer diesen Zugriff tatsächlich benötigt. Besonders kritisch wird es, wenn in dieser ungesicherten Phase bereits sensible Inhalte geteilt werden, die sich im Nachhinein nicht mehr zurückholen lassen. Ein einmal weitergegebenes Dokument bleibt weitergegeben, unabhängig davon, wie streng die Zugriffsregeln später nachträglich gestaltet werden.

Multi-Faktor-Authentifizierung und ein einfacher Freigabeprozess für Gastzugriffe lassen sich bereits vor dem Rollout mit überschaubarem Aufwand einrichten und sollten nicht von der "eigentlichen" Einführung getrennt werden.

Ein weiterer Aspekt, der häufig übersehen wird: Sicherheitsmaßnahmen, die nachträglich eingeführt werden, treffen auf Nutzer, die bestimmte Freiheiten bereits gewohnt sind. Eine MFA-Pflicht, die erst nach einem Jahr aktiviert wird, löst spürbar mehr Widerstand aus als dieselbe Anforderung, die von Beginn an als Standard gilt.

Weiterführender Fachbeitrag: Governance in Microsoft Teams

Fehler 6: Teams-Strukturen wachsen unkontrolliert

Unabhängig von Sicherheitsfragen entsteht ein zweites, rein strukturelles Problem: Ohne technisch durchgesetzte Naming-Vorgaben und ein automatisiertes Lifecycle-Management wächst die schiere Anzahl der Teams schneller, als sie sich noch sinnvoll organisieren lässt. Regeln existieren häufig auf dem Papier, werden im Tagesgeschäft aber nicht konsequent angewendet, weil niemand aktiv daran erinnert wird.

Die Folge ist ein schleichendes Wachstum ohne erkennbare Struktur: Teams ohne einheitliche Benennung lassen sich kaum noch durchsuchen, inaktive Teams werden nie archiviert, weil niemand eine Prüfung manuell durchführt. Nach einigen Jahren ist die Umgebung größer, als sie sein müsste – und unübersichtlicher, als sie sein sollte. Neue Mitarbeitende, die später hinzukommen, finden in dieser gewachsenen Struktur kaum noch Orientierung. Selbst erfahrene Administratoren benötigen zunehmend Zeit, um herauszufinden, welche Teams überhaupt noch aktiv genutzt werden und welche längst vergessen wurden.

Der entscheidende Hebel ist Automatisierung: eine technisch erzwungene Namensvorlage bei der Erstellung und eine automatisierte Ablaufrichtlinie für inaktive Teams verhindern dieses Wachstum zuverlässiger als jede gut gemeinte Empfehlung.

Manuelle Kontrolle skaliert in diesem Bereich grundsätzlich nicht: Was bei zwanzig Teams noch mit einer Excel-Liste machbar ist, lässt sich bei zweihundert Teams nicht mehr zuverlässig pflegen. Technische Automatisierung ist deshalb kein optionales Extra, sondern die einzige Möglichkeit, Struktur auch bei wachsender Teamanzahl konsequent durchzusetzen.

Weiterführender Fachbeitrag: Governance in Microsoft Teams

Fehler 7: Telefonie ohne Planung einführen

Teams Phone wirkt auf den ersten Blick wie eine einfache Zusatzfunktion, die sich "nebenbei" aktivieren lässt. Diese Einschätzung führt dazu, dass die Wahl zwischen Calling Plans, Operator Connect und Direct Routing sowie die technische Vorbereitung eines SBC zu spät oder gar nicht bewusst getroffen wird.

Die Folgen zeigen sich oft erst im Betrieb: fehlerhafte Notrufkonfiguration, unvollständige Rufnummernportierung, Rufumleitungen aus der alten Telefonanlage, die im neuen System nicht nachgebildet wurden. Anders als bei Chat oder Meetings haben Fehler in der Telefonie unmittelbare, teilweise sicherheitsrelevante Konsequenzen – ein Mitarbeiter, der im Notfall keine funktionierende Notrufverbindung hat, ist ein deutlich gravierenderes Problem als ein verspäteter Chat. Auch wirtschaftlich können unzureichend geplante Anbindungsmodelle teuer werden, etwa wenn nachträglich auf ein anderes Modell gewechselt werden muss, weil das ursprünglich gewählte den tatsächlichen Anforderungen nicht gerecht wird.

Eine bewusste, frühzeitige Entscheidung für ein Anbindungsmodell – abgestimmt auf bestehende Verträge, Unternehmensgröße und regulatorische Anforderungen – verhindert die meisten dieser Probleme, lange bevor sie im Betrieb sichtbar werden.

Besonders die Migration bestehender Rufnummern und Nebenstellen verdient frühzeitige Aufmerksamkeit. Anders als bei der reinen Chat- und Meeting-Nutzung lässt sich eine fehlerhafte Telefonie-Konfiguration nicht einfach im laufenden Betrieb korrigieren, ohne dass Mitarbeitende zeitweise nicht erreichbar sind – ein Umstand, der in vielen Unternehmen unterschätzt wird, bis er tatsächlich eintritt.

Weiterführender Fachbeitrag: Microsoft Teams Telefonie in Unternehmen

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Fehler 8: Administration nur reaktiv betreiben

Viele Administrationsteams konzentrieren sich vollständig auf das Tagesgeschäft – Supportanfragen, neue Nutzer, akute Probleme – und kommen nicht dazu, die Umgebung aktiv zu beobachten. Monitoring und Reviews wirken im Vergleich zu dringenden Anfragen selten zeitkritisch und werden deshalb verschoben.

Ohne kontinuierliches Monitoring bleiben Probleme lange unbemerkt: sinkende Nutzungsquoten in einzelnen Abteilungen, schleichend wachsende Berechtigungen, Richtlinien, die seit Jahren nicht mehr überprüft wurden. Diese Administration reagiert nur noch, statt zu steuern – jede neue Anfrage wird einzeln gelöst, ohne dass die zugrunde liegenden Muster jemals sichtbar werden. Wiederkehrende Supportanfragen zum selben Thema werden als Einzelfälle behandelt, obwohl sie häufig auf ein strukturelles Problem hinweisen, das sich mit etwas Abstand leicht erkennen ließe.

Ein fester, wiederkehrender Termin für Reports und Reviews – auch wenn er nur eine Stunde im Monat beansprucht – verändert diese Dynamik spürbar und verschafft der Administration wieder einen Vorsprung vor den Problemen, statt ihnen hinterherzulaufen.

Der Unterschied zwischen reaktiver und proaktiver Administration zeigt sich besonders deutlich bei Sicherheitsvorfällen: Eine Administration, die Anmeldemuster und Berechtigungen regelmäßig prüft, erkennt Auffälligkeiten oft Wochen früher als eine, die ausschließlich auf konkrete Meldungen reagiert.

Weiterführender Fachbeitrag: Microsoft Teams Administration

Fehler 9: Microsoft Teams als einmaliges Projekt betrachten

Der vielleicht grundlegendste Fehler liegt nicht in einer einzelnen Entscheidung, sondern in der Denkweise dahinter: Teams wird als abgeschlossenes Einführungsprojekt behandelt, das mit dem Rollout endet. Governance, Sicherheit und Funktionsumfang gelten danach als "erledigt".

Tatsächlich entwickelt sich die Plattform kontinuierlich weiter. Microsoft liefert regelmäßig neue Funktionen aus, Governance-Anforderungen verändern sich mit dem Unternehmen, und Funktionen wie Copilot erweitern die Plattform um völlig neue Möglichkeiten, die ohne aktive Auseinandersetzung ungenutzt bleiben oder unkontrolliert eingesetzt werden. Unternehmen, die diesen fortlaufenden Charakter ignorieren, betreiben nach einigen Jahren eine Plattform, die technisch veraltet wirkt, obwohl Microsoft selbst längst weiterentwickelt hat. Gleichzeitig bleibt das Potenzial neuer Funktionen ungenutzt, weil niemand die Zeit findet, sich aktiv damit auseinanderzusetzen. Diese Lücke zwischen verfügbarem und tatsächlich genutztem Funktionsumfang wächst Jahr für Jahr weiter, ohne dass sie an einem bestimmten Tag bewusst entsteht.

Wirksam ist eine feste Routine, die Teams als sich entwickelnde Plattform begreift: regelmäßige Reviews, eine bewusste Auseinandersetzung mit neuen Funktionen und eine Governance, die mitwächst statt einmalig zu bleiben.

Diese Routine muss keinen großen organisatorischen Aufwand bedeuten. Es reicht häufig, einmal im Quartal bewusst zu prüfen, welche neuen Funktionen seit der letzten Überprüfung verfügbar geworden sind, und zu bewerten, ob sie für das eigene Unternehmen relevant sind. Diese kleine, regelmäßige Investition verhindert, dass eine einmal gut eingeführte Plattform über die Jahre schleichend hinter ihrem eigentlichen Potenzial zurückbleibt.

Weiterführender Fachbeitrag: Was bietet Copilot für Microsoft Teams?

Wie lassen sich diese Fehler vermeiden?

Die folgende Übersicht fasst die neun Fehler und die jeweils wirksamste Gegenmaßnahme noch einmal kompakt zusammen. Sie ersetzt nicht die Details aus den vorherigen Abschnitten, eignet sich aber als schneller Überblick, etwa um die eigene Teams-Umgebung in wenigen Minuten grob einzuordnen, oder um die Diskussion mit Kolleginnen und Kollegen auf eine gemeinsame Grundlage zu stellen.

Problem	Empfehlung
Teams nur als Chat-Tool genutzt	Kollaborationsfunktionen aktiv einführen und schulen
Start ohne Governance	Grundregeln vor dem ersten produktiven Team festlegen
Unklare Rollenverteilung	Verantwortlichkeiten schriftlich dokumentieren
Fehlende Schulung	Kurze, zielgruppenspezifische Schulungseinheiten einplanen
Sicherheit erst nachträglich bedacht	MFA und Gastzugriffsregeln vor dem Rollout einrichten
Unkontrolliertes Wachstum	Naming und Lifecycle technisch automatisieren
Telefonie ohne Planung	Anbindungsmodell frühzeitig und bewusst wählen
Rein reaktive Administration	Feste Reviews und Reports im Kalender verankern
Teams als einmaliges Projekt	Plattform und Governance kontinuierlich weiterentwickeln

Checkliste

Die folgende Checkliste eignet sich als schneller Selbsttest. Je mehr Punkte sich nicht bestätigen lassen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass eines oder mehrere der oben beschriebenen neun Probleme bereits in der eigenen Umgebung vorhanden sind, auch wenn sie noch nicht akut spürbar geworden sind.

• ☐ Governance vorhanden
• ☐ Schulungen durchgeführt
• ☐ Rollen definiert
• ☐ MFA aktiv
• ☐ Teams regelmäßig überprüft
• ☐ Gastzugriffe kontrolliert
• ☐ Lifecycle eingerichtet
• ☐ Reviews geplant

Fazit

Die in diesem Beitrag beschriebenen Probleme haben eine Gemeinsamkeit: Keines von ihnen entsteht durch eine technische Schwäche von Microsoft Teams. Sie entstehen, weil organisatorische Entscheidungen – Governance, Rollen, Schulung, Sicherheit, kontinuierliche Pflege – verschoben oder übersehen werden, häufig aus nachvollziehbaren Gründen wie Zeitdruck oder fehlendem Bewusstsein für die langfristigen Folgen.

Die meisten dieser Probleme sind damit nicht nur erklärbar, sondern auch vorhersehbar – und genau das macht sie vermeidbar. Unternehmen, die Governance, Rollen und Schulung von Beginn an mitdenken und Microsoft Teams als sich entwickelnde Plattform statt als abgeschlossenes Projekt behandeln, treffen auf einen Großteil dieser Fehler erst gar nicht.

Wer die eigene Umgebung anhand dieser neun Punkte ehrlich einordnet, gewinnt damit nicht nur eine Diagnose des aktuellen Zustands, sondern auch eine klare Prioritätenliste für die nächsten Schritte – unabhängig davon, ob die Teams-Umgebung gerade erst entsteht oder bereits seit Jahren im produktiven Einsatz ist.

Microsoft Teams selbst bietet für nahezu jeden der hier beschriebenen Fehler bereits die passenden Werkzeuge zur Vermeidung – Naming-Vorlagen, automatisierte Lifecycle-Richtlinien, Conditional Access, Reporting-Funktionen. Die eigentliche Aufgabe besteht nicht darin, neue Funktionen zu finden, sondern die vorhandenen konsequent und im Zusammenspiel zu nutzen.

Microsoft Teams entfaltet seinen Nutzen nicht durch möglichst viele Funktionen, sondern durch klare Regeln, kontinuierliche Weiterentwicklung und eine Organisation, die diese Plattform aktiv gestaltet.

Autor

Olena Babicheva

Artikel erstellt: 30.06.2026

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