Firmenportale

• 1. Was ist ein Portal
  Durch die extrem wettbewerbsintensive Situation müssen Unternehmen heutzutage schnelle, effiziente und kosteneffektive Methoden bereitstellen, um Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden einen zeitnahen Zugriff auf Informationen und Ressourcen zu ermöglichen.
  Portale sind dafür sozusagen die Zentrale zur Abwicklung der gesamten Geschäftskommunikation.
  Ein Portal ist ein Zugang, der - in Abhängigkeit der Rolle eines Benutzers - den Zugriff auf die vielfältigen Informationen und Anwendungen innerhalb eines Unternehmensnetzwerks steuert und verwaltet.
  
  2. Portal-Typen
  Portale werden häufig auf benutzerspezifische Interessen ausgerichtet, ähnlich wie im traditionellen Geschäftsleben, wo man unterschiedliche Interessengruppen mit unterschiedlichen Informationen und Dienstleistungen versorgt.
  Aus Sicht der Benutzer differenziert man heute die drei folgenden Portal-Arten:
  Business-to-Employee Portale (B2E / Mitarbeiterportal),
  Business-to-Business Portale (B2B) und
  Business-to-Consumer Portale (B2C).
  A S I S T E I N P O R T A L ?
  
  B2E Portale (Mitarbeiterportal)
  Über ein B2E Portal können Mitarbeiter mobil oder per Fernzugriff Unternehmensdaten nutzen. Insbesondere für Außendienstmitarbeiter sind B2E Portale eine erhebliche Arbeitserleichterung; haben sie doch damit einen schnelleren, flexibleren und vor allen Dingen profilspezifischen Zugriff auf stets aktuelle Informationen - eine hervorragende Basis für eine optimale Kundenbetreuung.
  
  B2B Portale
  Ein B2B Portal richtet sich an Geschäftspartner eines Unternehmens - also Lieferanten, Hersteller, Händler oder Wiederverkäufer. Je nach Status und Aufgabe hat jeder Portal-Benutzer Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen: Preise, Einkaufs- und Lieferprogramme, Verfügbarkeiten, Lagerbestände, Produktionszyklen, Sendungsverfolgung uvm. Der ökonomisch bedeutendste Nutzen eines B2B Portals liegt in der optimalen Gestaltung der gesamten Wertschöpfungskette, da alle Geschäftspartner auf einer einheitlichen und stets aktuellen Informationsplattform agieren. Optimierungspotenzial liegt z. B. im Beschaffungsmanagement - durch E-Procurement - oder in der Verzahnung von Produktions- und Logistikprozessen - durch Integrated Supply Chains.
  Aus Sicht der IT stehen dafür Back-End Integration, kundenspezifische Anpassungen und Sicherheitsaspekte im Vordergrund.
  
  B2C Portale
  Ein B2C Portal richtet sich an Konsumenten und Interessenten. Seine Aufgabe ist E-Commerce, also der Verkauf von Waren und Dienstleistungen, und Customer Relationship Management (CRM), also die Pflege der Kundenbeziehungen und ein umfassender Service für den Kunden. Beispiele dafür sind: der online Zugriff auf Unternehmens-, Produkt-, Serviceinformationen, technische Unterstützung, Abfrage von Bestell- und Lieferdaten, eigenes Kundenkonto. Bei B2C Portalen ist eine hohe Web-Performance besonders wichtig, die auch bei höchsten Nutzerraten gewährleistet ist. Lange Ladezeiten von Web-Sites, mangelnde Verfügbarkeiten oder veraltete Informationen wirken sich erfahrungsgemäß äußerst nachteilig aus. Für die IT-Infrastruktur bedeutet dies: sichere, hochverfügbare und skalierbare Plattformen, Personalisierung, CRMLösungen und Front-Office Integration.
  
  3. Anforderungen von Unternehmen an Portalen
  Aufgrund der wirtschaftlichen Lage und die zunehmenden Prozessorientierung der Unternehmen liegt der Focus der Unternehmen vermehrt auf Portal-Funktionen, die Kosten senken und die Geschäftsprozesse unterstützen oder sogar automatisieren.
  Hinzu kommen Anforderungen an eine bessere Nutzbarkeit des Portals und damit einer
  besseren Integration mit den vorhandenen Applikationen.
  Als eins der wichtigsten Merkmale eines Portals wird
  die Personalisierbarkeit
  auf ein integriertes Prozessmanagement gelegt.
  Die Gründe dafür sind einfach zu erklären.
  Durch die Personalisierung verringert sich der Suchaufwand des Portalbenutzers, was zu einer höheren Produktivität und zur schnelleren Entscheidungsfindung beiträgt. Damit wiederum lassen sich Prozesse verkürzen und die Kosten senken.
  Ähnlich verhält es sich mit dem Prozessmanagement innerhalb eines Portals. Wenn der Benutzer in die Lage versetzt wird, ganze Prozesse innerhalb eines Portals abzuwickeln, verringert sich die Notwendigkeit andere Quellen zu nutzen, manuelle Prozessschritte auszuführen oder sich mit den vorhandenen Applikationen auszukennen. Konkret bedeutet das etwa bei Mitarbeitern die Verringerung von Schulungskosten und fehlerfreiere Prozesse, bei Kunden den
  schnelleren Abschluss von Transaktionen oder verringerte Servicekosten.
  Damit sind Personalisierung und das Prozessmanagement die Funktionen, die ein Portal für das Unternehmen erst berechenbar machen und tatsächlich auch einen betriebswirtschaftlichen Nutzen im Sinne eines ROI garantieren.
  Weitere Anforderungen, die in innovativen Unternehmen derzeit geprüft werden ist etwa die Zusammenarbeit über Abteilungs- Sparten oder auch Unternehmensgrenzen hinweg mittels eines Portals (Collaboration), da dadurch weitere Kostensenkungen durch Synergien zwischen den Abteilungen erwartet werden und auch die Integration über IT-Systeme hinweg (Composite Applications). Mit all diesen Funktionen sind Kostenreduktionen über das gesamte Unternehmen
  hinweg von bis zu 35% zu realisieren. (Quelle: MetaGroup: .E-Environments: Der Aufbau von Portal Frameworks., 2002; Martin Butler; Butler Group, April 2003)
  
  4. Vergleich von Anforderungen und realisierten Ergebnissen
  Beim Vergleich zwischen den Anforderungen eines Unternehmens und den tatsächlich durch ein Portal realisierten Ergebnissen fällt auf, dass die Anforderungen nach Kostenersparnis und Prozessintegration die höchste Erfolgsquote haben, diese Anforderungen also am ehesten erreicht werden können.
  Demgegenüber gibt es immer noch einen Bruch zwischen den gewünschten und anschließend tatsächlich realisierten Funktionen. Dies liegt sicher unter anderem daran, dass viele Portalhersteller sich auf bestimmte Schwerpunkte fokussieren, die oftmals an den konkreten Kundenwünschen vorbei gehen. Zudem sind viele der Produkte sehr starr und erlauben nur in einem
  begrenzten Umfang funktionale Erweiterungen. (Quelle: UnilogIntegrata: .Portal2003 . Eintagsfliege oder Business Enabler)
  An dieser Stelle sollten Unternehmen vor allem nach Lösungen schauen, die eine funktionale Erweiterung über Zusatzkomponenten erlauben. Denn nur wenn die Funktionalität eines Portals stimmt, wird es auch von den Mitarbeitern angenommen.
  4. Funktionen eines Portals Die Abweichung zwischen der gewünschten Funktionalität und der tatsächlich vorhandenen bzw. umgesetzten Funktionalität mag unter anderem daran liegen, dass die Vorstellungen über die gewünschte Portalfunktionalität sehr unterschiedlich sind.
  Deshalb ist es auch schwer ein allgemeingültiges Modell für die abgedeckten Funktionen eines Portals zu ermitteln. Unternehmen bleibt damit nichts weiter übrig, als sich ein eigenes Modell zusammenzustellen und den Abdeckungsgrad mit den vorhandenen Produkten zu überprüfen.
  
  Typische Funktionalitäten eines Portals sind im folgenden aufgeführt:
  Verwaltung von Inhalten (Content/Dokumenten Management)
  Collaboration
  Knowledge Management
  Suchfunktionen
  Personalisierung
  Zugriff
  Sicherheit Verzeichnis (Directory) Integration
  Architektur (Quelle: in Anlehnung an abaXX 2002) Verwaltung von Inhalten (Content /Dokumenten Management)
  
  Das Content Management ist entscheidend für die gesamte Verwaltung eines Portals und deckt den kompletten Lebenszyklus von publizierten Informationen in einem Portal ab. Das Content Management umfasst die Erstellung von Informationen, ihre Zusammenwirkung mit den Workflows, die Versionskontrolle, die Bereitstellung und die Publikation neuer und aktualisierter Inhalte. Diese bestehen meistens aus unternehmensinternen, für den Portal-Benutzer interessante Daten, können aber auch aus externen Quellen stammen. Da also der Inhalt eines Portals aus den unterschiedlichsten Quellen kommen kann, ist das Content Management extrem wichtig, um fehlerhafte und nicht genehmigte Inhalte zu vermeiden.
  
  Collaboration
  Der Funktionsbereich Collaboration ist sicher der derzeit am unschärfsten definierte. In diesen Bereich fallen unter anderen Funktionen wie Projektmanagement, email Management, Newsgroups, Instant Messaging, Web Meetings, Personensuche, Kalender und das Aufgabenmanagement. Knowledge Management Am weitesten von einer produktiven Abbildung entfernt ist sicher ein umfassendes Knowledge Management in einem Portal, welches weit über die (intelligente) Volltestsuche hinausgeht. Zu den Funktionen zählen dabei unter anderem Topic Maps, die Abhängigkeiten von Themen untereinander visualisieren oder auch mathematische Algorithmen (etwa Entscheidungsbäume oder Scoringverfahren), die Wissen aus Prozessen und Inhalten extrahieren können und so schnellere und bessere Arbeitsergebnisse liefern können. Diese Mechanismen dienen aber auch dazu, um etwa dynamische Produktangebote oder Pricingmechanismen abzubilden. Suchfunktionen Die am meisten genutzte Funktion eines Portals ist die Suche. Diese muss dementsprechend leistungsfähig sein, also sowohl nach, als auch innerhalb von Dokumenten und nach Mitarbeitern suchen können. Dabei muss sie eine scharfe, ebenso wie eine unscharfe Suche unterstützen und die Ergebnisse rechteabhängig aufbereiten können. Personalisierung Personalisierung bedeutet die dynamische Anpassung eines Portals an Nutzerspezifika und Nutzerwünsche. Dabei wird sowohl regelbasiert personalisiert, als auch über fest definierte Profile. Vorteil der Personalisierung ist die sehr viel genauere und spezifischere Nutzeransprache, so dass der Nutzer Zeit und Aufwand spart, was zu einer höheren Produktivität oder auch zu höheren Umsätzen führt. Zugriff Im Bereich des Zugriff spielt vor allem das Single-Sign On eine Rolle, also die applikationsübergreifende Anmeldung durch das Portal. Weitere Funktionen sind das User und Device Management, die zum einen die Profile der Benutzer steuern und zum anderen den Zugriff durch unterschiedliche Kanäle und Endgeräte erlauben.
  Sicherheit
  Sicherheit ist eines der Kernthemen eines Portals. Der Sicherheitsaspekt bezieht sich auf viele unterschiedliche Funktionalitäten. Dazu zählen die Authentifizierung, die Verschlüsselungen der Kommunikation zwischen Benutzer und Portal, individuelle Zugriffsberechtigungen eines Benutzers auf bestimmte Inhalte und Anwendungen und zentral hinterlegte Virenschutzprogramme zur Datensicherheit.
  
  Verzeichnis (Directory)
  Die meisten Portale nutzen in irgendeiner Weise ein Directory als zentralen Datenspeicher bzw. als Repository. Dieses Directory kann ein LDAP Directory Server sein, beispielsweise von iPlanet, oder eine Datenbank, z. B. von Oracle. Directories haben die Aufgabe, alle zu einem Portal und seinen Benutzern gehörigen Informationen in einem definierten Bereich abzulegen und zu verwalten: Benutzerprofile samt Authentifizierung und Zugangserlaubnis zu den entsprechenden Informationen und Anwendungen. Integration Zu den Funktionen der Integration gehören neben den allseits bekannten vordefinierten Portlets für unterschiedliche Quellen auch die einfache Entwicklung eigener Portlets, die Verwendung von Standardtechnologien zur Integration externer und interner Systeme und die Unterstützung von WebServices.
  
  Architektur
  Die Architektur eines Portals spielt vor allem für die IT-Abteilung eine Rolle. Damit ein Portal in die vorhandene IT-Landschaft integriert werden kann, soll das Portalprodukt gängige Standards unterstützen (etwa J2EE) eine offene und anpassbare Architektur haben und das Unternehmen nicht in eine Monokultur und zu starke Abhängigkeit von einem Leferanten zwingen. Aus diesem Grund ziehen Unternehmen immer mehr appliaktionserverunabhängige Portalprodukte den Gesamtangeboten großer Anbieter vor.

6. Vorgehensmodell Zielsetzung eines Portalsprojekts ist nicht die Einführung einer Portal-Software. Statt dessen steht die Unterstützung und Optimierung von Geschäftsprozessen im Vordergrund. Und wie jede andere Investition im Unternehmen muss auch ein solches Projekt betriebswirtschaftlich gerechtfertig sein.
D.h. es muss der Nachweis erbracht werden, welchen Mehrwert ein Portal für das Unternehmen ermöglichen wird.
Am Ende zählt nur eins: der tatsächlich realisierte Return on Investment des Projekts.
Um diese Anforderungen gerecht zu werden, geht it innovations bei Portal-Projekten folgendermassen vor:strukturiertes Vorgehen (siehe unten) erstellen von Business Cases

Unser Vorgehensmodell bei Portal-Projekten
(in Anlehnung an Gurzki / Frauenhofer IAO)