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Mitarbeiterportale sind die logische Weiterentwicklung von Intranets, die zunächst als interne Informationsseiten fungierten. Technisch handelt es sich um webbasierte Anwendungen,
die mittels des Internet-Browsers sämtliche Informationen, Prozesse und
Applikationen eines Unternehmens auf einer gemeinsamen und einheitlichen Oberfläche bündeln und allen Mitarbeitern personalisiert zur Verfügung stellen.
Damit verbunden wird eine Steigerung der Produktivität durch verbesserte Effizienz der Geschäftsprozesse erwartet.
Informationen, die zur Verrichtung der täglichen Arbeit benötigt
werden, können vom Mitarbeiter schnell und aktuell über das
Mitarbeiterportal beschafft und weitergegeben werden. Betriebliche
Arbeitsabläufe und administrative Aufgaben werden durch
Geschäftsanwendungen und entsprechende Services effizient unterstützt.
Entwicklungsstände bei Mitarbeiterportalen
Der Reifegrad von Mitarbeiter-Portallösungen in deutschen Unternehmen kann in vier Entwicklungsstufen eingeteilt werden:
Stufe 1:
Die
Intranet-Lösung stellt in erster Linie Informationen über das
Unternehmen - Produkte, Organisation, einzelne Abteilungen und Services
- bereit, die den Mitarbeitern zum Abruf zur Verfügung stehen.
Stufe 2:
Zur
Informationsgewinnung stehen zusätzlich Suchmaschinen zur Verfügung.
Und die Anwender können auch auf externe Daten und Verzeichnisse
zugreifen. Es werden allerdings Zugriffsrechte vergeben, so dass die
Mitarbeiter über einen personalisierten Zugang nur bestimmte
Informationen aus dem Netzwerk abrufen können oder beispielsweise eine
Adressänderung direkt persönlich am PC vornehmen können (Employee Self
Service).
Stufe 3:
Neben rollenspezifischer
Zugriffsrechte der Mitarbeiter ist das Merkmal Interaktivität
hervorzuheben, so dass aufgabenbezogen Know-how-Träger und
Interessensgruppen vereinfacht und strukturiert zusammenfinden. Dadurch
entsteht eine „Grenzöffnung" innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
So können beispielsweise Mitarbeiter standortübergreifend ein
gemeinsames Produkt entwickeln (collaboration) oder als Mitglied einer
Funktionsgruppe (z.B. Sekretariat, Vertrieb, Forschung &
Entwicklung etc.) Wissens- und Erfahrungsaustausch im Rahmen einer
virtuellen Community betreiben.
Stufe 4:
Das
Mitarbeiterportal wird durch den Zugriff auf die Datenbanken und
Systeme externer Partner erweitert. Rollenspezifische Transaktionen wie
beispielsweise Einkauf über fest angeschlossene Marktplätze (B2B)
werden somit integraler Bestandteil des Arbeitsplatzes. Komplette
Wertschöpfungsketten werden in dieser Entwicklungsstufe
firmenübergreifend vernetzt.
Vorteile durch Mitarbeiterportale
Dass
sich Investitionen in eine funktionierende, individuell auf das
Unternehmen angepasste Portal-Lösung auszahlen, wird deutlich, wenn man
die vielen Vorteile betrachtet:Zum einen werden wichtige Informationen
gezielt verteilt und so Streuverluste vermieden, denn jeder Mitarbeiter
erhält nur die tatsächlich von ihm benötigten Informationen. Die
Effektivität der Arbeit wird erhöht, da sich jeder Mitarbeiter auf
seinen Arbeitsbereich konzentriert. Darüber hinaus speichert das Portal
auch die individuellen Einstellungen des Anwenders. Da dies an einer
zentralen Stelle geschieht, kann der Mitarbeiter von beliebigen
Arbeitsplätzen darauf zugreifen, wodurch sich Mobilität und
Flexibilität der Anwender erhöhen.
Durch den
abteilungsübergreifenden Informationsaustausch wird zudem die
Kommunikation der Mitarbeiter gefördert und die gemeinschaftliche
Arbeit unterstützt.
Deutliche Einsparpotenziale bei den
Transaktionskosten, die in der Verwaltung anfallen, sind ein weiterer
Vorteil von Mitarbeiterportalen.
Des weiteren können durch die
gemeinsame Nutzung eines elektronischen Marktplatzes im Rahmen des
Mitarbeiter-Portals Synergieeffekte beispielsweise beim Einkauf genutzt
und Kosten gespart werden.
Nicht zuletzt stellen Mitarbeiterportale
eine geeignete Plattform dar, um jahrzehntelang aufgebautes, wertvolles
Wissen systematisch zu speichern und bereitzustellen, damit es auch
anderen Mitarbeitern zur Verfügung steht.
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