Mitarbeiterportal - Das Tor zum Wissen

Unternehmensinternes Wissen wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor.

Die wichtige Informationen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter sind aber häufig dezentral abgelegt und im Unternehmen verstreut.
Für eine effektive Nutzung der Wissensbestände, muss der Zugriff auf diese Daten für jeden Mitarbeiter individuell optimiert werden. Dies geschieht mit Hilfe eines Mitarbeiterportals.

Das Mitarbeiterportal rückt den Mitarbeiter in den Fokus des Interesses. Die bereitgestellten Informationen sind auf ihn personalisiert. Außerdem soll er von jedem Ort und zu jeder Zeit schnell auf wichtige Informationen zugreifen können, ob per Handy, Personal Digital Assistant (PDA) oder Notebook. (Quelle „Neue Möglichkeiten durch Mitarbeiterportale" von Cap Gemini)

Vorteile durch Mitarbeiterportale
Dass sich Investitionen in eine funktionierende, individuell auf das Unternehmen angepasste Portal-Lösung auszahlen, wird deutlich, wenn man die vielen Vorteile betrachtet:

Zum einen werden wichtige Informationen gezielt verteilt und so Streuverluste vermieden, denn jeder Mitarbeiter erhält nur die tatsächlich von ihm benötigten Informationen.
Die Effektivität der Arbeit wird erhöht, da sich jeder Mitarbeiter auf seinen Arbeitsbereich konzentriert.

Darüber hinaus speichert das Portal auch die individuellen Einstellungen des Anwenders. Da dies an einer zentralen Stelle geschieht, kann der Mitarbeiter von beliebigen Arbeitsplätzen darauf zugreifen, wodurch sich Mobilität und Flexibilität der Anwender erhöhen.

Durch den abteilungsübergreifenden Informationsaustausch wird zudem die Kommunikation der Mitarbeiter gefördert und die gemeinschaftliche Arbeit unterstützt.
Deutliche Einsparpotenziale bei den Transaktionskosten, die in der Verwaltung anfallen, sind ein weiterer Vorteil von Mitarbeiterportalen.

Des weiteren können durch die gemeinsame Nutzung eines elektronischen Marktplatzes im Rahmen des B2E-Portals Synergieeffekte beispielsweise beim Einkauf genutzt und Kosten gespart werden.

Nicht zuletzt stellen Mitarbeiterportale eine geeignete Plattform dar, um jahrzehntelang aufgebautes, wertvolles Wissen systematisch zu speichern und bereitzustellen, damit es auch anderen Mitarbeitern zur Verfügung steht. (Quelle „Neue Möglichkeiten durch Mitarbeiterportale" von Cap Gemini)

Befragung deutscher Unternehmen
Im Zeitraum zwischen April und August 2002 wurden insgesamt 480 führende deutsche Wirtschaftsunternehmen unterschiedlicher Branchen und Unternehmensgröße zu ihren Erfahrungen und Ambitionen in Bezug auf das Thema „Mitarbeiterportale" befragt:

Wozu nutzen deutsche Unternehmen ihr Portal?

...im Bereich HR Administration
Mit der Anzahl der Mitarbeiter steigt die technologische Unterstützung bei administrativen HRAufgaben. Bei 30 Prozent der Firmen werden bereits Internet-Technologien wie Portallösungen in den Arbeitsablauf eingebunden.

Dadurch erhalten die Mitarbeiter die Möglichkeit, persönliche Daten wie Urlaubsmeldungen oder Bankverbindungen eigenmächtig zu verwalten.
Nahezu zwei Drittel der befragten Führungskräfte werden beim Personalmanagement durch Informationstechnologie unterstützt.

So können Mitarbeiterdaten durch IT-gestützte Prozesse bearbeitet werden und beispielsweise Beurteilungen und Genehmigungen online erstellt werden. Auf diese Unterstützung bei Personalstatistiken, Stellenbesetzungsplänen und Mitarbeiterlisten verzichten derzeit 37 Prozent der Unternehmen.

Bei zahlreichen Unternehmen können administrative Routineangelegenheiten direkt von den Mitarbeitern in einer Online-Selbstbedienungsfunktion erledigt werden. Mehr als die Hälfte der Unternehmen bieten beispielsweise den Download von Regelungen und Formularen an.

Einen Schritt weiter geht mehr als ein Drittel der Unternehmen. Sie ermöglichen ihren Mitarbeitern, die eigenen Daten unter anderem bei Bankwechsel, Umzug oder Eheschließung zu aktualisieren. Lediglich 13 Prozent haben bisher keine Online-Selbstbedienungsfunktion für ihre Mitarbeiter eingerichtet.

Bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitern für spezifische Tätigkeiten gehören interne Online-Jobbörsen heute für über 80 Prozent der Unternehmen zum Standard. Die Hälfte dieser Unternehmen ermöglicht Online-Ausschreibungen und hat entsprechende Suchfunktionen etabliert. Bei der anderen Hälfte der Unternehmen ist es darüber hinaus möglich, direkt eine Online-Bewerbungen zu senden.

Nur zehn Prozent der Unternehmen nutzen einen elektronisch gestützten Profilabgleich des gesuchten Stellenprofils mit dem jeweiligen Kompetenzprofil der Mitarbeiter.

...im Bereich Kommunikation
In 14 Prozent der Unternehmen existiert ein elektronisches schwarzes Brett als primärer Kanal für die Verbreitung von Informationen und Unternehmensnachrichten. Bei mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen haben die Mitarbeiter darüber hinaus die Möglichkeit, auf unternehmensinterne Daten- und Wissensressourcen online zuzugreifen und nach Informationen zu suchen.

Etwa ein Viertel der Unternehmen verfügt über zielgruppengerecht zusammengestellte eMail-Informationen, beispielsweise in Form eines Newsletters, die zunehmend klassische Print-Informationsträger wie die Mitarbeiterzeitung ersetzen.

Eine interaktive Zweiwege-Kommunikation setzen bisher nur wenige Unternehmen um: Gerade einmal sieben Prozent nutzen den interaktiven Charakter von Online-Diskussionsforen zum Zweck der Zusammenführung von Know-how-Trägern und Interessensgruppen.

...im Bereich Zusammenarbeit
Immerhin 30 Prozent der Unternehmen gestalten ihre täglichen Aufgaben im Unternehmen einfacher und effektiver, indem die Mitarbeiter auf elektronisch hinterlegte Informationen zugreifen.

Mehr als die Hälfte der Unternehmen gewährt seinen Mitarbeitern außerdem einen Online-Zugang, mit dem sie auch zu Systemen, Aktivitäten und Abteilungen, die für ihren Job wichtig sind, Zugang haben. 14 Prozent der Mitarbeiter können sogar komplexere Geschäftstransaktionen, beispielsweise Einkäufe oder eine gemeinsame Produktentwicklung, über die Unternehmensgrenzen hinweg tätigen, nachdem sie sich im System angemeldet und authentifiziert haben.
Bei der Auswertung fällt auf, dass bei größeren Unternehmen die elektronische Unterstützung komplexer Geschäftstransaktionen weiter fortgeschritten ist.

...im Bereich Lernen
Trainings- und Lernprozesse werden bei 19 Prozent der befragten Unternehmen unterstützt, indem die Führungskraft oder die Personalabteilung eine Liste der Seminarangebote bereitstellt.

Bei 33 Prozent der Unternehmen können Übersichten der Trainingsangebote online eingesehen werden und bei 17 Prozent kann sogar die Trainingsanmeldung online erfolgen. Virtuelle eLearning-Angebote über kleine Lerneinheiten von zehn bis fünfzehn Minuten, beispielsweise für Office Anwendungen, Sicherheitsschulungen oder Sprachtrainings, können bereits 30 Prozent der Unternehmen vorweisen.

Welche Business-Anwendungen sind für deutsche Unternehmen erstrebenswert?

Die Top drei der Anwendungen mit dem höchsten zu erwartenden Nutzen sind...

...im Bereich HR Administration
Im Bereich der HR Administration wird in erster Linie die Vereinfachung administrativer Routinevorgänge wie beispielsweise die Abrechnung von Reisekosten oder die Bearbeitung von Urlaubsanträgen gefordert. Fast zwei Drittel der Unternehmen geben an, dass sie hierin den größten Nutzen für ihre Firma sehen.
Immerhin 23 Prozent der Unternehmen fordern kompetente Informationsbündelung und die Bereitstellung von Checklisten und meinen, hierüber sei der Nutzen zu maximieren.

Weitere neun Prozent wünschen die Unterstützung durch Online Ratgeber beispielsweise bei Versicherungsfragen, Rente, Firmenwagen oder Heirat.

...im Bereich Kommunikation
Die derzeitige Informationsüberflutung der Mitarbeiter spiegelt sich besonders deutlich im Bereich Kommunikation wider. Denn fast die Hälfte der Befragten meint, dass der real time-Zugriff auf personalisierte - also individuell aufbereitete - Informationen über beispielsweise Wettbewerber und Märkte den größten Nutzen bieten würde.

28 Prozent der Unternehmen sehen den größten Nutzen in der informativen Vernetzung von Interessensgruppen, dem Angebot von Diskussionsräumen und dem Austausch von Wissen beispielsweise über eine Betriebsrats-oder Sekretariatsforum.

Fast ebenso viele Firmen, nämlich 26 Prozent, denken, dass sich der schnelle Zugriff auf Kontaktdaten wie Telefonnummern, email und Sachgebiete am ehesten bezahlt macht.

...im Bereich Zusammenarbeit
Als erstrebenswerteste Business-Anwendungen in diesem Bereich werden virtuelle Zusammenarbeit und Online-Arbeitsräume genannt. Mehr als die Hälfte der befragten Firmen denken, sie würden hieraus - beispielsweise in den Bereichen Produktentwicklung, Vertrieb und Einkauf - den größten Nutzen ziehen. Mehr als ein Viertel der Unternehmen ist sich dagegen sicher, dass sich die Transparenz interner Projekte und Karrieremöglichkeiten am ehesten auszahlt.

...im Bereich Lernen
Im Bereich Lernen ist kein klarer Favorit unter den Business-Anwendungen auszumachen. Online-Trainingsübersicht und Anmeldungsassistent werden fast als ebenso nützlich erachtet wie ein individueller Trainings- und Karriereplaner inklusive Fortschrittskontrolle. Ebenfalls knapp ein drittel der befragten Unternehmen sieht dagegen den größten Nutzen in der Online-Durchführung kleiner Lerneinheiten zu spezifischen Fragestellungen wie Produktschulungen oder Sprachen.

Der Weg zum Mitarbeiter-Portal
Ein entscheidender Faktor ist die interne Zielsetzung eines Mitarbeiter-Portals. Was will das Unternehmen erreichen? Soll die Produktivität steigen, in dem Informationen und Wissen schneller bereitgestellt werden? Oder steht die Applikations-Integration im Vordergrund, um Kosten im Technologie-Bereich zu sparen? Vielfach sind diese beiden Ziele gleichgewichtig.

Auf technologischer Seite ist zu klären, wie die bestehende IT-Infrastruktur aussieht oder ob gegebenenfalls die Hardware aufgerüstet werden muss. Welche Technologie passt am besten zur bestehenden IT-Infrastruktur? Ist die gewählte Portal-Technologie auch zukunftssicher? Welcher Dienstleister unterstützt bei der Realisierung des Projekts?

Darüber hinaus müssen organisatorische Verantwortlichkeiten festgelegt, einheitliche Strukturen der Inhalte definiert und Pflege-Workflows ausgearbeitet werden. Wie sehen bisher die Arbeits- und Informations-Management-Prozesse aus? Können die Prozesse beibehalten werden oder müssen sie verändert werden, wenn das Unternehmen von mehreren dezentralen Intranet-Lösungen auf eine zentrale Plattform migriert? In der Regel ergeben sich aus dieser - auf den ersten Blick technischen Veränderung - jedoch ganz neue Prozesse und Workflows, die das zukünftige Mitarbeiter-Portal abbilden muss.

Viele Fragen, die auf eine gute überlegte Antwort warten. Bei der Realisierung eines Portal-Projektes lohnt sich daher der Einsatz eines herstellerunabhängigen Systemintegrators. Ein externer Dienstleister berät bei organisatorischen Fragen, bewertet die verfügbaren Software-Lösungen und übernimmt die Realisierung und Einführung des Projektes.

Unsere Leistungen für Sie
Zielsetzung eines Portalsprojekts ist nicht die Einführung einer Portal-Software. Statt dessen steht die Unterstützung und Optimierung von Geschäftsprozessen im Vordergrund. Und wie jede andere Investition im Unternehmen muss auch ein solches Projekt betriebswirtschaftlich gerechtfertig sein. D.h. es muss der Nachweis erbracht werden, welchen Mehrwert ein Portal für das Unternehmen ermöglichen wird. Am Ende zählt nur eins: der tatsächlich realisierte Return on Investment des Projekts.
Gerne unterstützen wir Sie dabei....